Comment envoyer légalement ses factures par courriel ?

Vous souhaitez envoyer une facture par e-mail tout en restant dans la légalité ? Pour facturer un client à distance sans avoir à envoyer un courrier et en fonctionnant seulement par Internet, il faut respecter des exigences techniques légales particulières. Ces exigences techniques peuvent se résumer en trois points, si l’on choisit la solution la plus simple.

Point 1 : être titulaire d’une signature électronique

Qu’est ce qu’une signature électronique ?

Le certificat électronique joue le rôle de pièce d’identité électronique et il se matérialise, notamment, sous la forme d’une clé USB. En clair, votre clé USB, fournit par un prestataire de confiance, vous permet d’avoir une identité électronique avec laquelle vous pouvez signer tout document en ligne ou document PDF, etc., notamment les factures que vous avez émises.

Où acheter un certificat électronique ?

Il existe de nombreux prestataires chez lesquels vous pouvez vous procurer cette clé USB contenant le certificat électronique, on peut citer notamment  :

• Les fédérations ou  chambres professionnelles : on peut notamment citer  la chambre de métiers et de l’Artisanat qui, depuis 2013, propose des certificats électroniques à un prix défiant toute concurrence ;
• Votre banque : beaucoup de banques proposent des signatures électroniques avec les mêmes garanties techniques que les spécialistes du domaine (chez qui ils se fournissent d’ailleurs) ;
• Infogreffe ;
• Etc.

Point 2 : apposer la signature électronique avec un logiciel de lecture PDF

Selon les spécialistes du domaines (que nous avons consultés) la majorité des logiciels permettent d’apposer la signature avec simplement quelques clics. On peut citer le logicel gratuit Adobe Acrobat Reader,

Point 3 : informer le client qu’il s’agit d’une facture électronique

L’information du client par les conditions générales de vente

Insérer dans les conditions générales une phrase précisant que le client accepte la facture électronique et doit conserver celle-là dans les conditions prévues par la loi, en ayant recours à un coffre fort électronique garant de son horodatage (date et heure à valeur légale).

Le contenu identique aux documents papier

Bien sûr, les mentions obligatoires d’une facture papier sont les mêmes que celles d’une facture électronique. Les éléments développés ici n’ont pour objet que de vous informer sur les modalités techniques de réalisation d’une facture électronique, car le contenu est identique à celui d’une facture papier ; c’est le mode de transmission qui change, et donc, les moyens techniques de sécurité informatique que la loi a posés, qu’il faut connaître, comprendre et appliquer.

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